La fatturazione elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.
Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P. Iva) sia verso i consumatori finali.
Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la Fattura PA.
Il flusso della Fattura Elettronica
La fattura elettronica viene compilata tramite il software SegrematWeb.
Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento al soggetto a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Il ciclo attivo con la Fattura Elettronica
La gestione del ciclo attivo di fatturazione parte sempre dal prodotto gestionale utilizzato dall’utente finale.
La gestione del ciclo attivo di fatturazione parte sempre dal prodotto gestionale utilizzato dall’utente finale.
Le fatture vengono quindi caricate in Segreteria Digitale che tramite processi già collaudati dal 2016 (entrata in vigore della fattura elettronica per la PA) procede all’invio al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per il successivo recapito al corretto destinatario.
Come si evince dallo schema proposto l’Istituto (“EMITTENTE”) genera con il proprio software di gestione amministrativa SegrematWeb la fattura elettronica (il “File XML”) che viene caricato su Segreteria Digitale. Il software di gestione documentale, utilizzando il canale accreditato del Gruppo Spaggiari Parma S.p.A. (“INTERMEDIARIO/DIGITAL HUBB”), permette la verifica dei file caricati, l’invio alla firma del Legale Rappresentante dell’Istituto ed il successivo invio al Sistema di Interscambio (“SDI”) dell’Agenzia delle Entrate.
Segreteria Digitale, gestendo i messaggi provenienti dal Sistema di Interscambio SDI, comunicherà all’utente l’esito dell’invio, segnalando se la fattura elettronica è stata consegnata al destinatario o se è stata scartata, sempre dal Sistema di Interscambio SDI, perché non ha superato i controlli previsti.
Il ciclo passivo della Fattura Elettronica
La ricezione delle fatture elettroniche da parte dell’Istituto è un’operazione già integrata in Segreteria Digitale che permette il caricamento in automatico dei documenti ricevuti in formato elettronico XML trasmessi dal Sistema di Interscambio SDI dell’Agenzia delle Entrate.
La ricezione delle fatture elettroniche da parte dell’Istituto è un’operazione già integrata in Segreteria Digitale che permette il caricamento in automatico dei documenti ricevuti in formato elettronico XML trasmessi dal Sistema di Interscambio SDI dell’Agenzia delle Entrate.
Il soggetto che emette fattura elettronica nei confronti dell’Istituto (“FORNITORE”) invia il documento al Sistema d’Interscambio (“SDI”) che veicola la fattura elettronica al destinatario (l’Istituto) utilizzando il canale accreditato del Gruppo Spaggiari Parma S.p.A. (che ricopre il ruolo di “INTERMEDIARIO/DIGITAL HUBB”). Segreteria Digitale permette di verificare e smistare i documenti ricevuti per la corretta gestione, oltre a consentire l’invio in Conservazione presso un Ente Accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID).
I componenti del sistema
